La gestion électronique de documents (GED)

Le logiciel de GED (Gestion Électronique de Documents) représente une révolution majeure dans la manière dont les organisations gèrent, stockent, partagent et traitent l’information. Ce changement radical, de l’ère du papier à l’ère numérique, offre des avantages significatifs en termes d’efficacité opérationnelle, de collaboration, de sécurité des données et de conformité aux réglementations.

Les Fondements de la Gestion Électronique de Documents

A. Centralisation et Accessibilité

La GED élimine la nécessité de manipuler des piles de documents physiques en les centralisant au sein GEDd’une plateforme numérique. Cela facilite l’accès à l’information, réduisant ainsi le temps nécessaire pour retrouver des documents spécifiques. La centralisation des documents favorise également la cohérence des données et la réduction des redondances.

B. Collaboration Transparente

L’un des atouts majeurs de la GED est sa capacité à faciliter la collaboration entre les collaborateurs de l’entreprise.

La gestion électronique de documents (GED) représente une révolution majeure dans la manière dont les organisations gèrent, stockent, partagent et traitent l’information. Ce changement radical, de l’ère du papier à l’ère numérique, offre des avantages significatifs en termes d’efficacité opérationnelle, de collaboration, de sécurité des données et de conformité aux réglementations.

C. Automatisation des Processus

La GED ne se contente pas de stocker des documents. Elle automatise également les processus liés à leur gestion. Des flux de travail électroniques (Workflows ou circuits de validation) sont mis en place pour rationaliser la validation, le partage, l’approbation et l’archivage des documents.

workflow Windex GED
Les Workflows sont créés selon vos procédures, votre organisation, vos règles métier.
Ils dématérialisent la suite de tâches ou d’opérations qui doivent être réalisées par un ou plusieurs collaborateurs. Traiter vos documents grâce aux Workflows va vous faire gagner du temps et accroître les performances de votre entreprise.

Au-delà de la simple automatisation, un workflow efficace est aussi un outil de gouvernance et de contrôle.

Cela conduit à:

  • une réduction des délais,
  • une minimisation des erreurs humaines
  • une augmentation de la productivité.

D. Sécurité et Conformité

La sécurité des données est au cœur de la GED. La confidentialité des informations contribue à la conformité avec les réglementations en vigueur, un aspect essentiel dans de nombreux secteurs d’activité.

Les Avantages Économiques de la GED

A. Réduction des Coûts

diminution des coûts avec la GEDLa transition vers une gestion électronique de documents se traduit souvent par une diminution significative des coûts associés à la gestion du papier. Moins de ressources sont nécessaires pour l’impression, le stockage physique, l’expédition et la gestion des archives.
Cela libère des budgets pour être investis dans d’autres domaines stratégiques.

B. Gain d’Espace Physique

La réduction de la dépendance au papier entraîne une utilisation plus efficace de l’espace de bureau. Les salles remplies de classeurs et d’armoires peuvent être réaffectées à des fins plus productives.
Les organisations peuvent même envisager des espaces de travail plus compacts et plus modernes.

Vers une entreprise numérique

La gestion électronique de documents représente bien plus qu’une simple transition vers le numérique. digitalisation de l'entrepriseC’est un catalyseur de transformation qui propulse les entreprises vers l’ère numérique, où l’efficacité, la collaboration et la conformité deviennent la norme. Les organisations qui embrassent pleinement la GED sont mieux positionnées pour relever les défis futurs et tirer profit des opportunités qui se présentent dans un monde en constante évolution.

N’attendez plus pour optimiser la gestion collaborative de vos documents, leur partage et archivage !

Les logiciels Windex GED et EntreDoc facilitent l’accès à vos documents en mobilité quel que soit l’appareil utilisé (ordinateur, tablette, smartphone).

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Le logiciel de GED Windex GED est interfacé avec l’ERP Onaya,

 Orisha Construction édite Onaya, un logiciel dédié à la gestion des entreprises du Bâtiment et des Travaux Publics.
La liaison entre Windex GED et Onaya permet de dématérialiser, classer, rechercher, gérer et enrichir tous les documents des chantiers.

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