• le matériel nécessaire à la numérisation des documents papier.
  En fonction du projet, il peut s’agir du photocopieur, du scanner ou de l’imprimante multi-fonctions.
• le volume et le type de documents à dématérialiser
• la source des documents déjà émis au format électronique.
• Le canal de réception est-il le courrier électronique, un logiciel métier, une plate-forme web, etc… ?
• les traitements à réaliser sur les documents
  Faut-il les renommer, découper, indexer, les fusionner, en extraire les données, … ?
• le ou les périmètres concernés par la GED (par exemple la comptabilité, le service achats, le service commercial, la qualité…)
• les acteurs concernés par la GED
  Souvent il s’agit des collaborateurs de l’entreprise. Mais les clients, fournisseurs ou partenaires peuvent également être utilisateurs de la solution de gestion électronique de documents.
• les Workflows documentaires.
  Il s’agit de formaliser et modéliser les traitements à réaliser sur les documents. Le cheminement à suivre pour chaque type de sont également déterminés dans le Workflow.
  Des actions peuvent alors être réalisées sur les documents comme par exemple, valider, refuser, signer, mettre en paiement, archiver… etc
• les droits d’accès de chaque utilisateur aux documents

Les avantages de Windex GED, logiciel de gestion documentaire

Utiliser Windex GED et dématérialiser la gestion des documents optimise la compétitivité de tous les services en réduisant

L’archivage de vos documents

Les documents archivés peuvent provenir

• de la numérisation par un scanner ou un photocopieur,
• de la messagerie électronique,
• d’un logiciel métier,
• du bureau Windows de l’utilisateur…

Les documents sont déposés dans l’entrepôt documentaire de Windex GED.
Ils sont immédiatement indexés. Ainsi, le moteur de recherche permet de les retrouver sans parcourir l’arborescence des dossiers.

Les documents sont automatiquement classés

• suite à la détection d’un code barre,
• grâce à l’analyse d’une zone (une référence de courrier, par exemple),
• des règles de classement propres à votre entreprise.

Le plan de classement des documents Windex GED donne accès à une arborescence de dossiers contenant vos documents.
Les droits d’accès aux dossiers sont définis pour chaque profil d’utilisateurs. Ainsi, le service comptabilité peut se voir interdire la vue du dossier des Ressources Humaines. S’il en a le droit, l’utilisateur peut créer librement ses dossiers.

Un moteur de recherche puissant et pertinent !
Il permet de retrouver les documents rapidement et en quelques clics !

Plus précisément, l’indexation des documents permet de rechercher les informations contenues dans :

• le nom du document,
• l’intégralité du texte,
• le titre et dans les méta-données (champs auteur, sujet, propriétés…).

Les atouts de Windex GED

• un espace unique de stockage,
• un moteur de recherche en langage naturel,
• le dépôt de documents par glisser/déposer,
• WebServices disponibles,
• Workflows et circuit de traitement des documents,
• la signature électronique des documents
• une organisation simple de vos fichiers,
• l’information de tous via un système d’alertes,
• une interface simple et intuitive,
• accessible avec un navigateur Web,
• la conformité RGPD

Windex GED fonctionne sur :

• un serveur Windows ou Linux,
• On-premise (serveur local),
• ou en mode SaaS (abonnement mensuel dans le Cloud)

Par ailleurs, Windex GED est un logiciel de gestion documentaire qui ne nécessite aucune installation sur les postes des utilisateurs.